Nein, Microsoft 365 sichert Ihre Unternehmensdaten nicht automatisch. Microsoft betreibt die Plattform und hält sie verfügbar. Für die Sicherung der eigenen Inhalte in Postfächern, Teams und Dateien ist nach Microsofts eigenen Nutzungsbedingungen das Unternehmen selbst zuständig. Papierkorb, Versionsverlauf und Aufbewahrungsrichtlinien wirken wie eine Sicherung, sind aber etwas anderes.
Sichert Microsoft 365 automatisch alle Unternehmensdaten?
„Wir haben Microsoft 365, das läuft in der Cloud, also ist das sicher gesichert" — dieser Gedanke kostet in der Praxis am meisten. Microsoft 365 folgt einem geteilten Verantwortungsmodell: Microsoft sorgt dafür, dass die Plattform läuft, dass Rechenzentren ausfallsicher sind und dass die Server-Infrastruktur funktioniert. Was in den eigenen Postfächern, Teams-Kanälen und Dateien liegt, bleibt in der Verantwortung des Unternehmens, das die Umgebung nutzt.
Diese Aufteilung ist keine Kleinigkeit im Kleingedruckten. Sie entscheidet darüber, ob ein gelöschter Kundenordner, ein verschlüsseltes Laufwerk nach einem Sicherheitsvorfall oder ein gekündigtes Postfach in einer Stunde zurückkommt oder gar nicht mehr.
Was Microsoft 365 wirklich speichert — und wo es endet
Microsoft 365 bringt drei eingebaute Mechanismen mit, die häufig mit einer Datensicherung verwechselt werden.
Der Papierkorb in OneDrive und SharePoint hält gelöschte Dateien für 93 Tage vor, verteilt auf zwei Stufen. Danach sind sie endgültig weg. Ein gekündigtes Mitarbeiterkonto folgt einem ähnlich engen Zeitfenster, bevor auch eine Administratorin es nicht mehr zurückholen kann.
Der Versionsverlauf speichert die letzten Bearbeitungsstände einer Datei. Das hilft bei einer einzelnen Datei, die versehentlich überschrieben wurde. Bei einem ganzen Konto, einer ganzen Teams-Site oder einer ganzen Umgebung greift er nicht mehr — und ebenso wenig, wenn jemand mit Administratorrechten die Einstellungen selbst verändert, absichtlich oder unter Zwang.
Aufbewahrungsrichtlinien (Retention Policies) halten Daten für einen festgelegten Zeitraum vor, meist aus Compliance-Gründen. Das klingt nach Sicherheit, bewirkt aber das Gegenteil eines Backups: Nach Ablauf der Frist werden die Daten automatisch und endgültig gelöscht — unabhängig davon, ob sie zu diesem Zeitpunkt noch gebraucht werden.
Allen drei Mechanismen ist eines gemeinsam: Sie liegen in derselben Umgebung wie die Originaldaten. Es gibt keine unabhängige, getrennt gespeicherte Kopie, auf die auch dann noch zugegriffen werden kann, wenn mit dem Administrator-Zugang selbst etwas nicht stimmt.
Was passiert, wenn tatsächlich Daten verloren gehen?
Vier Situationen zeigen in der Praxis, wo der Unterschied zwischen Aufbewahrung und Sicherung zum Problem wird.
Wird ein Laufwerk durch einen Angriff verschlüsselt, lädt die Synchronisation die veränderten Dateien wie jede normale Änderung in die Cloud hoch. Bleibt der Vorfall länger unbemerkt, sind irgendwann auch die im Versionsverlauf gespeicherten Stände betroffen. Die Rückkehr zu einer sauberen Version wird schwieriger, je länger die Entdeckung dauert.
Verlässt eine Mitarbeiterin das Unternehmen und wird ihr Konto gelöscht, bleiben Postfach und Dateien nur für ein festes, kurzes Zeitfenster wiederherstellbar. Danach sind sie weg — auch dann, wenn sich erst später zeigt, dass eine E-Mail für einen Rechtsstreit oder eine Übergabe gebraucht worden wäre.
Läuft eine Aufbewahrungsrichtlinie ab, löscht Microsoft die betroffenen Daten automatisch. Die Richtlinie arbeitet dabei genau so, wie sie eingerichtet wurde — als Sicherung war sie nie gedacht.
Wird ein ganzes Konto oder die gesamte Umgebung aufgelöst, etwa bei einem Anbieterwechsel oder dem Ende eines Vertrags, gilt eine feste, kurze Frist. Danach kann auch Microsoft selbst die Daten nicht mehr zurückholen.
Was es kostet, wenn Sie nichts tun
Ohne eine eigene Datensicherung entscheidet der Zeitpunkt eines Vorfalls darüber, ob Daten in Stunden zurück sind oder für immer weg bleiben. Für ein Audit oder eine Cyber-Versicherung bedeutet ein fehlender Nachweis über eine unabhängige Sicherung häufig eine offene Frage im Fragebogen, die eine Zusage verzögert oder verteuert. Und ein Kunde, dessen Projektordner nach einem Vorfall verschwunden ist, wartet nicht darauf, dass sich die Lage irgendwann klärt.
Native Backup-Funktion oder Drittanbieter — ein ehrlicher Vergleich
Microsoft bietet inzwischen eine eigene, kostenpflichtige Backup-Funktion für SharePoint-Websites, OneDrive-Konten und Exchange-Postfächer an, nutzungsbasiert abgerechnet und mit schnellen Wiederherstellungspunkten. Sie ist ein echter Fortschritt gegenüber Papierkorb und Versionsverlauf — mit drei Einschränkungen, die für die Entscheidung wichtig sind: Die Aufbewahrung ist derzeit auf ein Jahr begrenzt, Teams-Nachrichten sind nicht eingeschlossen, und die Kopie bleibt innerhalb der eigenen Microsoft-Umgebung. Ist die Umgebung selbst betroffen, hilft auch diese Kopie nicht weiter.
Lösungen von Drittanbietern legen die Kopie außerhalb der Microsoft-Umgebung ab, meist mit frei wählbarer Aufbewahrungsdauer und einem eigenen, davon unabhängigen Zugriffsweg, oft inklusive Teams-Chats. Das kostet zusätzlich und bedeutet einen weiteren Vertrag. Welcher Weg der richtige ist, hängt davon ab, was ein Unternehmen im Ernstfall nachweisen und wie schnell es wiederherstellen können muss. Eine pauschale Empfehlung gibt es hier nicht.
Was sich mit dem Nexus.365 Security Scan ändert
Der Security Scan prüft als erster Schritt, wie Ihre Microsoft-365-Umgebung heute tatsächlich abgesichert ist — einschließlich der Frage, ob Aufbewahrungsrichtlinien und Papierkorb-Fristen mit dem verwechselt werden, was im Ernstfall wirklich gebraucht wird. Das Ergebnis ist ein Bericht mit den Lücken, die zuerst geschlossen werden sollten, statt einer allgemeinen Einschätzung.
Häufige Fragen zum Thema
Brauche ich für Microsoft 365 ein separates Backup, oder übernimmt Microsoft das?+
Microsoft übernimmt die Verfügbarkeit der Plattform. Für die Sicherung der eigenen Inhalte in Postfächern, Teams und Dateien ist das Unternehmen selbst verantwortlich.
Ist eine Datensicherung in Microsoft 365 enthalten?+
Enthalten sind Papierkorb, Versionsverlauf und Aufbewahrungsrichtlinien. Eine unabhängige Sicherung mit frei wählbarer Aufbewahrung ist das nicht — dafür gibt es eine kostenpflichtige native Funktion oder Lösungen von Drittanbietern.
Was ist der Unterschied zwischen der Backup-Funktion von Microsoft und einer Lösung von einem Drittanbieter?+
Die native Funktion sichert innerhalb der eigenen Microsoft-Umgebung, mit einer Aufbewahrung von derzeit bis zu einem Jahr und ohne Teams-Nachrichten. Drittanbieter-Lösungen legen die Kopie unabhängig davon ab, meist mit frei wählbarer Aufbewahrung.
Reicht der Papierkorb von OneDrive und SharePoint als Backup?+
Nein. Der Papierkorb hält gelöschte Dateien 93 Tage vor, danach sind sie endgültig weg — und er schützt nicht, wenn ein ganzes Konto oder die Administratoreinstellungen selbst betroffen sind.
Was passiert, wenn ich meine Microsoft-365-Umgebung nicht sichere?+
Im Ernstfall entscheidet der Zeitpunkt eines Vorfalls darüber, ob Daten wiederherstellbar sind oder endgültig verloren gehen — und ein fehlender Nachweis kann bei Audits oder Cyber-Versicherungen zusätzliche Fragen aufwerfen.
Wissen Sie, was im Ernstfall wiederherstellbar wäre?
Der Nexus.365 Security Scan prüft Ihre Umgebung read-only und zeigt, wo Aufbewahrung endet und eine Sicherung anfangen müsste. Festpreis und Enddatum stehen vor Beginn fest, das Erstgespräch ist unverbindlich.
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