Microsoft Copilot greift beim Beantworten von Fragen auf alle Dateien zu, auf die die anfragende Person laut bestehenden Zugriffsrechten zugreifen darf — nicht mehr und nicht weniger. Genau darin liegt das Problem für die meisten Unternehmen: Über Jahre gewachsene, zu großzügige Freigaben werden durch Copilot zum ersten Mal wirklich sichtbar und nutzbar.
Warum wird ausgerechnet mit Copilot sichtbar, was vorher niemand bemerkt hat?
In vielen Unternehmen sind Ordner und Dateien über Jahre großzügiger freigegeben worden, als eigentlich beabsichtigt war — „für alle im Unternehmen sichtbar" statt „nur für das zuständige Team". Solange diese Freigaben nur theoretisch bestanden, blieb das folgenlos: Niemand durchsucht händisch tausende Dateien nach Gehaltslisten oder vertraulichen Verträgen, nur weil er theoretisch könnte. Copilot ändert das grundlegend, weil es genau das leisten kann — in Sekunden, auf eine einfache Frage hin, ohne dass die fragende Person überhaupt wusste, dass sie Zugriff hatte.
Eine Mitarbeiterin, die Copilot nach einer Information fragt, kann als Antwort Inhalte aus einer Gehaltsliste oder einem vertraulichen Vertrag bekommen, obwohl sie diese Datei nie bewusst gesucht oder geöffnet hätte. Ursache dafür sind bestehende Freigaben, die lange niemandem aufgefallen sind — nicht ein Fehler von Copilot.
Warum „wir haben doch Berechtigungen vergeben" nicht ausreicht
Die meisten Unternehmen gehen davon aus, ihre Zugriffsrechte seien im Griff, weil es formal eine Rechtestruktur gibt. Das Problem liegt selten in der ursprünglichen Struktur, sondern in ihrer schleichenden Aufweichung: ein Ordner, kurzfristig für ein Projekt für alle freigegeben und danach nie wieder eingeschränkt; eine Ablage, die aus Bequemlichkeit unternehmensweit sichtbar gesetzt wurde, weil das einfacher war als eine differenzierte Freigabe. Diese Freigaben zu finden bedeutet, die gesamte Dateiablage eines Unternehmens auf ihre tatsächlichen Zugriffsrechte zu prüfen — ohne strukturiertes Vorgehen kaum zu bewältigen.
Stichproben helfen dabei wenig, weil sich Überberechtigungen selten dort finden, wo man sie zuerst vermutet — häufig gerade in älteren, historisch gewachsenen Ablagebereichen, die im Tagesgeschäft niemand mehr aktiv nutzt und deshalb auch niemand mehr im Blick hat.
Was es kostet, wenn Sie nichts tun
Wird Copilot ohne vorherige Prüfung der Zugriffsrechte eingeführt, wird jede bestehende Überberechtigung sofort nutzbar — für jede Mitarbeiterin, die eine einfache Frage stellt. Vertrauliche Informationen wie Gehälter, Kundendaten oder Vertragsdetails können so an Personen gelangen, die sie nie sehen sollten. Bei einem Datenschutzvorfall zählt zudem, ob vor der Einführung eine Prüfung der Zugriffsrechte stattgefunden hat — fehlt sie, wird das zu einem eigenständigen Problem, unabhängig davon, ob tatsächlich Daten missbraucht wurden.
Was sich ändert, wenn die Zugriffsrechte vor dem Rollout geprüft werden
Mit einer Prüfung vor der Einführung wird sichtbar, welche Ordner und Dateien breiter freigegeben sind, als es dem eigentlichen Zweck entspricht — und diese Freigaben werden korrigiert, bevor Copilot aktiv geschaltet wird. Zusätzlich lassen sich besonders schützenswerte Inhalte mit einer Vertraulichkeitskennzeichnung versehen, die Copilot beim Zugriff respektiert. Copilot bleibt damit für die tägliche Arbeit nutzbar, ohne zur unbeabsichtigten Suchmaschine für vertrauliche Unternehmensdaten zu werden.
Der Nexus.365 Security Scan prüft vor einer Copilot-Einführung gezielt, welche Bereiche Ihres Microsoft 365 breiter freigegeben sind als beabsichtigt, und liefert eine priorisierte Liste, was vor dem Rollout korrigiert werden sollte.
Häufige Fragen zum Thema
Wie verhindere ich, dass Copilot vertrauliche Dateien liest?+
Durch eine Prüfung und Korrektur bestehender Zugriffsrechte vor der Einführung sowie durch Vertraulichkeitskennzeichnungen für besonders schützenswerte Inhalte.
Welche Daten kann Copilot in meinem Unternehmen sehen?+
Copilot sieht genau die Dateien, auf die die jeweils anfragende Person laut bestehenden Zugriffsrechten zugreifen darf — nicht mehr und nicht weniger.
Muss ich Copilot vor der Einführung testen?+
Eine Prüfung der zugrunde liegenden Zugriffsrechte ist wichtiger als ein reiner Funktionstest, weil genau diese Rechte bestimmen, was Copilot einer Person zeigen kann.
Reicht es, Copilot einfach nicht zu aktivieren?+
Das verschiebt das Problem nur, denn die zugrunde liegende Überberechtigung besteht unabhängig von Copilot weiter und wird bei jeder anderen Suchfunktion in Microsoft 365 relevant.
Bevor Copilot zeigt, was jahrelang niemand gesucht hat.
Der Nexus.365 Security Scan wertet Berechtigungen und Freigaben read-only aus und liefert die Liste, die vor dem Rollout abgearbeitet gehört. Festpreis und Enddatum stehen vor Beginn fest.
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