Wenn Ihr IT-Verantwortlicher kündigt oder Sie den IT-Dienstleister wechseln, zählt vor allem eines: ob das Unternehmen selbst die Kontrolle über Zugänge, Domains, Verträge und Datensicherung hat, bevor die Übergabe beginnt. Ein Weg, der sich bewährt hat: die Kündigungsfrist für eine Bestandsaufnahme nutzen, geordnet mit Terminen und Verantwortlichen übergeben und den neuen Partner nach Spezialisierung, klaren Vertragsregeln und einem geregelten Ausstieg auswählen.
Was passiert, wenn der IT-Mitarbeiter kündigt?
Dienstag, 16:40 Uhr. Auf dem Schreibtisch der Geschäftsführung liegt eine Kündigung. Der Mitarbeiter, der seit Jahren die IT betreut, geht in drei Monaten. Er hat die Zugänge eingerichtet, die Verträge mit den Anbietern abgeschlossen und das E-Mail-System umgezogen. Und plötzlich steht die Frage im Raum, die bis dahin niemand gestellt hat: Was davon steht irgendwo aufgeschrieben?
Diese Situation erleben viele Mittelständler. Sie ist kein Grund zur Panik. Die Kündigungsfrist ist aber das wertvollste Zeitfenster, das Sie haben, und es läuft schneller ab, als es sich anfühlt.
Warum reicht ein Übergabegespräch nicht aus?
Wissen, das über Jahre in einem Kopf gewachsen ist, lässt sich nicht in einem Nachmittag weitergeben. Was später fehlt, sind meist Kleinigkeiten: ein Passwort im Browser, eine Domain auf einem privaten Konto, eine Erinnerungsmail, die an die falsche Adresse geht. Niemand hat sie versteckt. Sie wurden nur nie aufgeschrieben, weil es nie nötig war.
Was es kostet, wenn Sie nichts tun
Solange alles läuft, fällt fehlendes Wissen nicht auf. Teuer wird es beim ersten Problem nach dem Abschied: Ein Konto ist gesperrt und niemand hat die Rechte, es zu entsperren. Die Internetadresse des Unternehmens läuft aus, weil die Verlängerungshinweise in einem Postfach landen, das keiner mehr liest. Ein Großkunde verlangt einen Nachweis zur IT-Sicherheit, und keiner weiß, wo die Unterlagen liegen.
Jeder dieser Fälle kostet Tage. Manche kosten einen Auftrag.
Was gehört vor der Übergabe in die Hand des Unternehmens?
Bevor es um Nachfolge oder einen neuen Dienstleister geht, lohnt die Prüfung, ob das Unternehmen selbst die Kontrolle hat:
- Admin-Zugänge zu Microsoft 365: Wer hat die höchsten Rechte in der Benutzerverwaltung? Bewährt haben sich mindestens zwei Notfallzugänge, die dem Unternehmen gehören und an keine einzelne Person gebunden sind.
- Domains: Bei welchem Anbieter liegt Ihre Internetadresse, und auf wessen Namen ist sie registriert?
- Verträge und Lizenzen: Wer ist Vertragspartner bei Microsoft, beim Hosting und bei der Datensicherung? An welche Adresse gehen Rechnungen und Sicherheitswarnungen?
- Passwörter: Liegen sie in einem zentralen Passwort-Tresor des Unternehmens oder im Browser eines Mitarbeiters?
- Netzwerk und Geräte: Wer kennt die Zugänge zu Firewall, WLAN und Druckern?
Alles, wo die Antwort „das weiß nur er" lautet, kommt ganz oben auf die Liste.
Wie läuft eine geordnete IT-Übergabe ab?
Eine gute Übergabe ist ein kleines Projekt mit Terminen, Verantwortlichen und einem Ergebnis, das man abhaken kann.
Konkrete Dokumentation einfordern
Ein „Schreib mal alles auf" bringt wenig. Gezielte Fragen bringen mehr: eine Übersicht aller Systeme und Cloud-Dienste, eine Liste aller Admin- und Dienstkonten, das Konzept der Datensicherung (was wird wohin gesichert, und wann wurde die Wiederherstellung zuletzt getestet?), wiederkehrende Aufgaben wie Zertifikate oder Lizenzverlängerungen sowie bekannte Provisorien.
Zugänge übertragen, nicht nur weitergeben
Passwörter auf einem Zettel sind keine Übergabe. Die Zugänge werden auf Unternehmenskonten umgestellt und danach neu gesetzt.
Den Austritt sauber abschließen
Am letzten Arbeitstag werden persönliche Admin-Rechte entzogen und gemeinsam genutzte Passwörter geändert. Dazu gehört die Prüfung, ob automatische Abläufe oder angebundene Anwendungen am persönlichen Konto hängen. Die fallen sonst still aus, sobald das Konto abgeschaltet wird. Mit Misstrauen hat das nichts zu tun. Es ist der übliche Ablauf, und ein guter IT-Verantwortlicher wird ihn selbst so wollen.
Intern nachbesetzen oder an einen IT-Dienstleister übergeben?
Eine interne Nachbesetzung bringt kurze Wege und Nähe zum Betrieb. Das Grundproblem bleibt allerdings: Wieder hängt alles an einer Person, mit Urlaub, Krankheit und der nächsten Kündigung.
Ein externer Dienstleister verteilt das Wissen auf mehrere Schultern und bringt Spezialisierung mit, etwa bei der Absicherung von Microsoft 365. Dafür hängt viel an klaren Verträgen und verlässlicher Erreichbarkeit.
Viele Unternehmen fahren gut mit einer Mischform: eine interne Ansprechperson, die den Betrieb kennt, und ein Dienstleister für laufenden Betrieb, Sicherheit und Projekte.
Worauf achten, wenn Sie den IT-Dienstleister wechseln?
Ob der bisherige Dienstleister aufhört oder Sie selbst wechseln wollen: Fünf Fragen trennen einen belastbaren Partner von einem riskanten.
1. Passt die Spezialisierung?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Microsoft 365, lohnt der Blick darauf, ob der Dienstleister genau das nachweislich beherrscht. Fragen Sie nach vergleichbaren Umgebungen statt nach allgemeinen Versprechen. Ein seriöser Anbieter sagt auch offen, was er nicht macht.
2. Wie konkret wird es bei der Sicherheit?
Fragen Sie, wie Anmeldungen abgesichert werden, wer Admin-Rechte bekommt und wie die Datensicherung geprüft wird. Eine gute Antwort enthält Abläufe und Zeiträume. „Das machen wir alles" ist keine.
3. Was steht im Vertrag?
Was ist im Festpreis enthalten, was wird extra berechnet? Wie schnell wird bei einem Ausfall reagiert, und steht das schriftlich drin? Und sobald der Dienstleister Zugriff auf personenbezogene Daten hat, ist ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach DSGVO Pflicht.
4. Ist der Ausstieg geregelt?
Wie ein Ausstieg abläuft, lässt sich schon beim Einstieg festlegen: Herausgabe der Dokumentation und aller Zugänge, dazu eine Übergangsphase. Wer das ungern vereinbart, sagt Ihnen damit bereits etwas.
5. Gibt es feste Ansprechpartner und regelmäßige Berichte?
Es hilft zu wissen, wer Ihre Umgebung kennt. Ein monatlicher Bericht zu Sicherheitsstand, Updates und offenen Punkten hält Sie im Bild.
Warnsignale beim Wechsel
- Der bisherige Dienstleister gibt Zugänge oder Dokumentation nur zögerlich oder gegen Aufpreis heraus.
- Der neue Dienstleister will ohne Bestandsaufnahme sofort alles umbauen.
- Admin-Konten laufen auf Mitarbeitende des Dienstleisters statt auf Ihr Unternehmen.
- Niemand kann sagen, wann die letzte Wiederherstellung aus der Datensicherung getestet wurde.
Was sich ändert, wenn der Übergang sauber läuft
Nach einem geordneten Wechsel gehören Zugänge, Domains und Verträge dem Unternehmen. Die Dokumentation liegt an einem Ort, den mehr als eine Person kennt. Und der nächste Wechsel, ob intern oder beim Dienstleister, ist ein Termin im Kalender statt ein Notfall.
Genau dafür ist Nexus.365 gebaut: Ihr Microsoft 365 wird als laufender Service betrieben, dokumentiert und abgesichert, mit festen Ansprechpartnern und einem monatlichen Bericht. Den Einstieg bildet eine Bestandsaufnahme, die zeigt, was heute vorhanden ist und was vor einer Übergabe in die Hand des Unternehmens gehört. Was wir nicht anbieten: den Betrieb eigener Server im Haus. Nexus.365 konzentriert sich auf Microsoft 365 in der Cloud.
Die Frage, die am Ende zählt, ist einfach: Könnte Ihr Unternehmen morgen ohne diese eine Person weiterarbeiten? Lautet die Antwort nein, lässt sich das in Ruhe ändern, solange diese Person noch im Haus ist.
Häufige Fragen zum Thema
Was tun, wenn der einzige IT-Mitarbeiter kündigt?+
Zuerst die Kontrolle sichern: Notfallzugänge für Microsoft 365, Domains, Verträge und Passwörter auf das Unternehmen umstellen. Danach Bestand aufnehmen und die Übergabe mit Terminen planen, solange die Kündigungsfrist läuft.
Wie lange dauert ein Wechsel des IT-Dienstleisters?+
Das hängt von Größe und Dokumentationsstand ab. Bewährt hat sich eine Überlappungsphase, in der alter und neuer Partner parallel erreichbar sind, und ein Start mit einer Bestandsaufnahme.
Welche Unterlagen muss der alte IT-Dienstleister herausgeben?+
Systemübersicht, Liste aller Admin- und Dienstkonten, Zugangsdaten, Konzept der Datensicherung, laufende Verträge und Lizenzen sowie bekannte offene Punkte. Am besten ist das schon im Vertrag als Ausstiegsregel festgehalten.
Worauf achte ich im Vertrag mit einem neuen IT-Dienstleister?+
Klarer Leistungsumfang, schriftlich zugesagte Reaktionszeiten, ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach DSGVO und eine geregelte Ausstiegsklausel mit Herausgabe von Dokumentation und Zugängen.
Ist ein externer IT-Dienstleister besser als ein eigener IT-Mitarbeiter?+
Beides hat Vor- und Nachteile. Ein eigener Mitarbeiter kennt den Betrieb, bleibt aber eine einzelne Person. Ein Dienstleister verteilt das Wissen. Viele Mittelständler kombinieren beides.
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In 30 Minuten klären wir, was vorhanden ist und was vor einer Übergabe in die Hand des Unternehmens gehört. Der Service wird vertraglich geregelt. 12 Monate Mindestlaufzeit, danach quartalsweise kündbar. Erstgespräch unverbindlich.
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